Egyedi és határtalan: egységes vállalatirányítási rendszer rendelésre
A következőkben egy konkrét projektünket szeretnénk bemutatni. Ügyfelünkkel közösen kifejlesztettünk egy olyan integrált rendszert, amely elősegíti a cégen belüli információ áramlását, munkafolyamatok, valamint termékek mozgásának elektronikus dokumentációját. Olyan komplex, egységes vállalatirányítási rendszerre volt szükség, amely egyben kezeli a pénzügyi folyamatokat, a raktározást, kontroll és HR folyamatokat, és amelyben az ajánlatadás, szerződéskötés- és kezelés, a munkák és a szervíz teljeskörű kezelése és nyilvántartása is megoldott.
Ügyfél profil
A GATE Kft. egy kaputechnikára szakosodott vállalat, több mint 30 év szakmai tapasztalattal. A kaputechnikán belül számtalan területeten jelen vannak: a kapu- és rakodástechnikai szakértés és tanácsadás mellett, sürgősségi hibaelhárítással, karbantartással és felújítással is foglalkoznak. Ügyfeleik között tudhatnak számos hazai nagyvállalatot, valamint kis- és középvállalkozást is. Szerződött partnerekkel együtt több mint 300 fővel, közel 15.000 berendezéskarbantartását végzik napi szinten.
Kihívás
A cégcsoport dinamikus fejlődése és a márkafüggetlen szervíz gyors reagálási ideje megkövetelte, hogy a háttérfolyamatokon is változtasson a cégcsoport. A belső folyamatok újragondolása, a cégcsoporttá válás az informatikai háttér modernizálását vonta maga után. A cégcsoport növekedésével szükségessé vált, hogy javítsanak a gyorsaságon és hatékonyságon, ezért szükségessé vált egy egységes vállalatirányítási rendszer bevezetése.
Elvárások
Szoftver szigetrendszerek megszüntetése egy integrált multifunkcionális platform segítségével.
Részlegek közötti kommunikáció és információáramlás összehangolása.
Adatrögzítéssel töltött idő rövidítése.
Az üzleti folyamat a teljes életciklusuk alatt egy szoftver felület segítségével elérhető.
Bejövő és kimenő számlák rögzítése egy egységes felületen, jóváhagyási rendszerrel.
Termék-életciklus nyomonkövetés.
Word és Excel alapú dokumentáció felváltása integrált űrlapok segítségével.
Automatikus ajánlati dokumentum generálás.
Papíralapú dokumentáció helyettesítése és a munkafolyamat egyszerűsítése, melyben egyszerre kezelhetők a partneradatok, a munkafolyamat dokumentáció és a projektek menedzsmentjéhez szükséges információk.
A HyperTeam megoldása
Ügyfelünkkel, a GATE Kft. munkatársaival közösen kifejlesztettünk egy olyan integrált rendszert, amely elősegíti a cégen belüli információ áramlását, munkafolyamatok, valamint termékek mozgásának elektronikusdokumentációját. Rendszerünkkel könnyedén elvégezhető a heti erőforrás-ütemezés, valamint az űrlapokból történő automatikus ajánlatgenerálás is. A szoftverszigetek időigényes és bonyolult rendszerét felváltotta a felhasználóbarát felületű, böngészőből bármilyen eszköztől könnyedén elérhető SharePoint platformunk, melyben a felhasználók a potenciális üzleti lehetőségek felkutatásán és dokumentálásán át egészen a számlázásig végigkövethetik a munkafolyamatokat.
Berendezés alapú, azaz minden szervízelt berendezésnek egyedi azonosítója van, ami alapján mindennyilvántartásra kerül annak előéletéről.
Szerződésenként több száz különféle berendezést képes helyszínenként, karbantartási periódusonként nyilvántartani.
Az ajánlatadási űrlap segíti a pontos és gyors ajánlatadást. Az árkalkulációban támogatást ad a raktármodullal és a szerződéses modullal való közvetlen összeköttetés. Az ajánlatot az ügyfél igénymegjelenésétől, a munka pénzügyi zárásáig végig segíti és dokumentálja a rendszer.
Szervízszám azonosít minden hibabejelentést, munkát, mely munka bárhonnan gyorsan ütemezhető.
Grafikus ütemező segíti a munkaütemezőket abban, hogy melyik szerelőt milyen autóval és eszközzel,mikor milyen munkára küldenek. A felület figyelembe veszi a foglaltsági adatokat is, amelyek a Távollétkezelőben és az Eszközfoglalóban rögzíthetőek.
A munkalap szintén egy olyan űrlap, amelynek kitöltése minimális idő és energiaráfordítást igényel, bárhonnan, bármilyen eszközről kitölthető és később minden munka pontosan visszakövethető.
A belső számla modul azzal segíti a számlázás folyamatát, hogyösszegyűjti azegy adott szervízszámhoz tartozó rögzített munkalapokat, az esetleges hozzátartozó ajánlatot és ebből proforma számlát készít, amit átad a pénzügyi-számviteli rendszerbe.
A riport funkcióval bármilyen riport lekérdezhető a modulokban lévő mezőkből, illetve előre készített riportokat is kezel a rendszer.
A projekt célja
A korábban “szigetként” működő alkalmazások lecserélése egy összefüggő és minden folyamatot és igényt támogató rendszerre. A dobozos megoldások közül egyik sem felelt meg maradéktalanul az igényeknek. Márkafüggetlen szervízként a GATE cégcsoport egyik legnagyobb erénye a gyorsaság és rugalmasság, valamint szintén nagyon fontos volt, hogy az információk ne vesszenek el. Ezen alapvető funkciókról a leendő rendszer esetében sem tudtak lemondani, így esett a választás a HyperTeam fejlesztésére.
Olyan komplex, egységes vállaltirányítási rendszerre volt szükség, amely egyben kezeli a pénzügyi folyamatokat, a raktározást, kontroll és HR folyamatokat, és amelyben az ajánlatadás, szerződéskötés- és kezelés, a munkák és a szervíz teljeskörű kezelése és nyilvántartása is megoldott.
Felkeltettük érdeklődését? Az esettanulmány részletes leírásához kattintson az alábbi gombra!
Szükség esetén segítséget nyújtunk
További segítségért keresse fel elérhetőségeinket a weboldalunkon, ahol kérdéseket tehet fel, ha esetleg problémákba ütközik. Keressen minket bizalommal!
Hasonló tartalmakért kövessen minket Facebook, illetve LinkedIn oldalainkon, valamint iratkozzon fel Youtube csatornánkra!